MAIL SERVER

 

MAIL SERVER

 

PENGERTIAN MAIL SERVER

Mail server adalah sistem komputer yang digunakan untuk menerima, mengolah, menyimpan, dan mengirimkan email yang masuk melalui jaringan internet. Mail server dapat digunakan untuk mengirim pesan antar user dengan perangkat yang melibatkan server untuk menerima, menyimpan, dan mengirimkan email tersebut. 

Walaupun terlihat instan, sesungguhnya proses dari sistem ini terbilang cukup kompleks. Setiap user yang mengirimkan email melalui internet, sistem tersebut akan meneruskan pesan ke penerima server. Jadi, pesan yang sudah terkirim akan disimpan terlebih dahulu oleh sistem sampai akhirnya diterima oleh penerima yang dituju. Ketika penerima membuka dan memeriksa pesan yang masuk tersebut, pesan akan terunduh secara otomatis dari mail server ke perangkat komputer.

Sistem ini sendiri menggunakan beberapa protokol untuk mengatur pesan yang masuk, seperti IMAP (Internet Message Access Protocol), SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan POP3 (Post Office Protocol 3). Sebagai tambahan, sistem ini juga dapat diakses oleh user dari browser web mana pun melalui antarmuka yang disediakan oleh penyedida layanan. 

 

JENIS JENIS MAIL SERVER

Berikut adalah beberapa jenis mail server antara lain :

1. Postfix

Postfix merupakan salah satu jenis sistem yang paling banyak digunakan oleh user. Layanan ini bisa mengintegrasikan berbagai database user, seperti PostgreSQL, LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), dan MySQL. Protokol yang digunakan pada jenis ini adalah MTA. Selain itu, kemudahannya untuk diintegrasi dan dikonfigurasi menjadi nilai tambah tersendiri bagi user. Hal ini disebabkan jenis Postfix bisa dipasang pada berbagai jenis sistem operasi seperti Solaris dan Linux. Postfix juga banyak Postfix banyak digunakan oleh perusahaan baik besar maupun kecil dan cloud provider.

2. Qmail

Sama seperti jenis Postfix, jenis ini berfungsi sebagai perantara dalam pengiriman email dari sender ke recipient. Akan tetapi, jenis ini memiliki keunggulan tinggi dibandingkan jenis lainnya.

Salah satunya adalah fitur Maildir yang memungkinkan sistem untuk memisahkan pesan ke file tersendiri. Ada fitur-fitur lainnya seperti mailbox wildcard, modularitas Qmail, dan masih banyak lagi. 

3. Sendmail

Sendmail merupakan sistem yang stabil dan tawarkan fitur yang cukup lengkap untuk memudahkan user. Konfigurasi mail server pada jenis ini menggunakan beberapa fitur keamanan seperti DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).

Perbedaan dari dua jenis sistem sebelumnya adalah Sendmail tidak memiliki protokol IMAP dan POP. Dengan demikian, jenis perlu memiliki aplikasi tambahan untuk mengonfigurasikan pesan yang masuk. 

 

CARA KERJA MAIL SERVER

Pada dasarnya, proses pengiriman email dari pengirim ke penerima hanya terdiri dari dua jalur, yaitu kotak keluar pengirim dan kotak masuk penerima. Akan tetapi, cara kerja mail server tidak sesederhana itu. Ada proses panjang hingga akhirnya pesan bisa masuk ke penerima.

Ketika seseorang mengirim sebuah email, pesan tersebut akan dikirim ke sistem melalui protokol SMTP. Kemudian, sistem tersebut akan mengonfirmasi dan memverifikasi apakah pengirim memenuhi syarat untuk mengirimkan pesan tersebut. Persyaratannya bisa berupa kelengkapan isi pesan, subjek, hingga alamat email penerima. 

Setelah itu, protokol tersebut akan mengolah kembali data yang masuk dan memeriksa apakah pesan tersebut tidak mengandung virus berbahaya. Selain itu, jika pesan yang Anda tuliskan tidak lengkap, sistem bisa menganggapnya sebagai spam dan tidak muncul secara langsung ke penerima. 

Sistem akan menyimpan pesan tersebut ke dalam kotak surat sesuai dengan alamat email yang dituju. Kotak surat tersebut biasanya dapat diakses oleh pemilik alamat email melalui webmail yang digunakan. 

Terakhir, penerima pesan dapat menerima dan membuka pesan yang ada di kotak masuk melalui protokol IMAP (Internet Message Access Protocol) atau POP (Post Office Protocol). Protokol POP akan menyalin pesan dari sistem dan menyimpannya ke dalam kotak masuk penerima. Sementara itu, protokol IMAP memungkinkan user untuk mengakses pesan langsung dari mail server. 

 

FUNGSI MAIL SERVER

Pada umumnya, fungsi mail server adalah membantu mengatur pengelolaan keluar masuknya email. Artinya, mail server mengatur pendistribusian email agar email dapat dikirimkan oleh pengirim dan juga dapat diterima aman dan tanpa kendala oleh penerima. Hal ini sangat penting, terutama bagi pelaku bisnis untuk mencegah kebocoran data atau informasi yang akan merugikan.

Mail server juga berfungsi untuk mengatur pengaturan dan proses respon atas email-email yang masuk ke dalam inbox pesan. Tidak hanya itu, fungsi dari mail server adalah sebagai software yang digunakan untuk menginstall email. Tujuan dari layanan dan program mail server itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya

1. Menjaga keamanan email dari virus dan malware

Adanya fitur keamanan tambahan seperti DMARC memungkinkan sistem Anda akan terhindar dari serangan spoofing dan phising. Adanya serangan tersebut tentu akan berakibat buruk pada keamanan data atau pesan. Terlebih jika informasi yang terkandung di dalamnya merupakan pesan penting dan rahasia.

Lebih lanjut, agar Anda bisa mengembalikan data jika terserang oleh peretas, lakukan backup datayang disimpan di server berbeda.

2. Data privasi lebih terjamin keamanannya

Jika Anda memiliki mail server sendiri, Anda bisa mengatur dan menyaring pesan atau iklan apa saja yang bisa diterima. Dengan begitu, pihak luar tidak bisa sembarangan memasang iklan atau tautan yang bisa berujung ke pencurian data privat

 

PERAN MAIL SERVER DALAM BISNIS

 

Mail server juga berperan besar dalam keberjalanan operasional bisnis yang bisa Anda simak pada penjelasan berikut ini: 

1. Setiap karyawan bisa memiliki email bisnis

Dengan memiliki mail server sendiri, perusahaan Anda akan memiliki disk space atau ruang penyimpanan yang lebih besar dibandingkan email gratis. Dengan kata lain, komunikasi antar-karyawan dan klien bisa lebih mudah dan efektif dengan adanya alamat email yang dimiliki bersama. 

2. Kolaborasi dalam proyek

Sistem ini memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dalam proyek dengan berbagi dokumen dan folder melalui email yang sudah terintegrasi. Jadi, sistem Ini bisa sangat membantu ketika karyawan bekerja dari jarak jauh atau work from home. 

 

KELEBIHAN MAIL SERVER

Setelah tahu apa itu mail server, lantas apa kelebihan program ini dibandingkan dengan provider email lainnya atau platform gratis seperti Google, YAHOO, dan Hotmail? Ini dia beberapa kelebihannya.

1.Melindungi privasi

Apabila menggunakan mail server, maka kamu akan menggunakan jaringan internet khusus yang hanya bisa diakses oleh pihak internal. Oleh karena itu, pihak luar tidak bisa mengakses email kamu dan data akan lebih terlindungi.

2.Lebih cepat dan efisien

Keunggulan mail server adalah cepat dan efisien, mail server ini bisa diibaratkan seperti kendaraan pribadi kamu. Kamu dapat mengatur dan mendistribusikan email secara leluasa, sehingga pengiriman email lebih cepat.

3.Kerusakan dapat diatasi dengan mudah

Mail server memberikan kemudahan apabila terjadi kerusakan pada pengguna, kamu bisa memperbaikinya dengan bantuan yang ada. Berbeda dengan layanan email gratis seperti Gmail. Untuk menyelesaikan keluhan atau persoalan membutuhkan waktu yang cukup lama.

4.Membuat email bisnis untuk anggota tim

Email yang berbayar memungkinkan kamu untuk memiliki mail server sendiri dan disk space yang cukup besar. Oleh karena itu, kamu bisa membuatkan email bisnis dengan tambahan domain  untuk masing-masing anggota tim.

Komponen Mail Server

Seluruh server email memiliki komponen yang sama, yaitu MTA, MDA, dan MUA. Masing-masing komponen tersebut memiliki perannya sendiri, berikut ini penjelasan detail komponen mail server.

MTA (Mail Transport Agent)

MTA adalah komponen mail server yang bertugas melakukan pengiriman dan penerimaan email dari satu server ke server lainnya. MTA berperan penting dalam pendistribusian pesan.

Selain menerima dan mengirim email, ada beberapa tugas lain dari MTA yaitu sebagai berikut.

• Memilih server.
• Meminta catatan mail exchange.

MUA ( mail user againt )

Selanjutnya komponen mail server adalah MUA, yang merupakan platform untuk menyusun, mengirim, dan menerima email. Beberapa contoh MUA adalah Gmail, Yahoo, Outlook, dan masih banyak layanan lainnya.

MDA (Mail Delivery Agent)

MDA adalah sebuah software komputer yang bertugas mengirimkan email dari server MTA. Beberapa MTA juga dapat berperan menjadi MDA apabila sedang menambah suatu pesan baru ke dalam dokumen pesan pengguna lokal. MDA ini seringkali disebut juga Local Delivery Agent (LDA).

Protokol Mail Server

Terdapat dua protokol email server yaitu protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (POP3 dan IMAP). Penjelasan protokol mail server adalah sebagai berikut.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP adalah protokol standar untuk mendistribusikan email. Protokol ini tugasnya berkomunikasi dengan server untuk mengirimkan dari lokal email ke server email. Secara prosedur, SMTP ini berada di bawah langsung MTA yang ada pada email server kamu.

IMAP (Internet Message Access)

Protokol IMAP membuat kamu dapat mengakses email di manapun dan kapanpun selama ada jaringan internet. Ketika kamu membaca menggunakan IMAP, sebenarnya kamu tidak mengunduh email tersebut pada PC, melainkan membaca melalui server.

Apabila kamu sering bepergian dan menggunakan beberapa perangkat, protokol ini sangat cocok digunakan untuk mengakses email.

POP3 (Post Office Protocol)

Protokol terakhir dari mail server adalah POP3, merupakan prosedur yang bertugas menerima dan juga menyimpan email yang dikirim hingga server tujuan mengambilnya.

Nantinya POP3 akan berkomunikasi dengan server email kamu, kemudian mengunduh seluruh pesan baru yang ada di email lokal. Apabila prosedur sudah selesai dilakukan, maka seluruh pesan akan menghilang. Oleh karena itu penting untuk melakukan backup sebelumnya.

Kelebihan Mail Server

• Sangat mudah mengatur account.
• Jika memiliki masalah, bisa langsung di perbaiki sendiri.
• Cepat dan efisien.
• Menghemat bandwith internet.
• Private & aman.

Kekurangan Mail Server

• Jika server donw serta tidak ada backup yang tersedia, maka ada kemungkinan Anda bisa kehilangan data email.
• Tidak praktis secara infrastruktur, administrasi dan lain sebagainya.
• Biaya : menjalankan mail server sendiri membutuhkan biaya,mulai dari biaya sewa server,maintenance,hingga tenaga teknis IT untuk pengelolaannya.
• Kompleksitas : mengatur dan menjaga mail server berjalan dengan baik membutuhkan keahlian teknis.jika tidak dikelola dengan baik, mail server dapat bermasalah dan mengganggu komunikasi email.
• Ketergantungan server : jika server down dan tidak terdapat back up yang memadai , pengguna dapat kehilangan imail